UIMCvv: schnell compliant erfassen

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verfahrensverzeichnis)

So klar die Regelungen des Gesetzgebers sind, so unklar ist nach unseren Erfahrungen die Umsetzung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten (kurz: VvV, teilweise auch VVT genannt). So hat zwar "jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter [...] ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten [zu führen], die ihrer Zuständigkeit unterliegen.", so ist in aller Regel der Datenschutzbeauftragte selbst gefordert, eine Verfahrensübersicht zu erstellen.

Nicht nur der Aufwand für die Erstellung, sondern auch die Pflege ist gerade in größeren oder dezentralen Institutionen sehr hoch: Formulare müssen versandt, die Rücksendung nachgehalten und aktualisiert werden. Darüber hinaus ist das Ausfüllen für einen datenschutzrechtlich unbedarften Mitarbeiter problematisch.

Die UIMC stellt mit dem computergestützten Verfahrensverzeichnis (CVV) eine webbasierte Lösung zur Verfügung, die nicht nur gesetzeskonform ist, sondern auch den Aufwand in der Institution minimiert.

Wer hat das Verfahrensverzeichnis zu erstellen?

In der Regel ist die Erstellung durch den „Verantwortlichen“ zu erstellen. Die Geschäftsführung sollte demnach die Verfahrensverantwortlichen (z. B. Abteilungsleiter) anweisen, die erforderlichen Angaben zur Verfügung zu stellen. Sehr oft wird aber die Forderung gestellt (oder zumindest die Bitte geäußert), dass der Datenschutzbeauftragte das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten selbst erstellt. Hierzu erstellen wir Ihnen gerne ein Konzept, das einerseits gesetzeskonform ist und dabei andererseits einen minimalen Arbeitsaufwand erfordert. Auch unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung.

Was sind die Ziele und Funktionen des computergestützten Verfahrensverzeichnisses?

Mit dem UIMCvv werden insbesondere folgende Ziele verfolgt, die die Umsetzung der gesetzlichen Anforderung vereinfacht:

  • Alle Verfahrensverzeichnisse mit einem Erhebungsprozess
  • Berücksichtigung bestehender organisatorischer Lösungen (Ist ein Datenschutz-Handbuch vorhanden, reduziert sich der Erhebungsaufwand im Hinblick auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen maßgeblich)
  • Flexible, erhebungsabhängige Benutzerführung:
    • Hilfemenüs und Vorschlagslisten unterstützen den Benutzer (Verbesserung von Verständnis, Schnelligkeit und Fehlerquote)
    • Angaben werden nur bei Notwendigkeit für die Institution erfragt
  • Dezentrale Erhebung über intuitiv zu bedienende Weboberfläche
  • Zugriff über Browser im Intranet
  • Zentrale Ablage in einer Datenbank
  • Ausdruck einzelner, mehrerer oder aller Verfahren als pdf-Dokument jederzeit möglich
  • Zentrale Rechteverwaltung steuert hausinternen Zugriff auf die Verfahrensübersichten
  • Mehrmandantenfähigkeit: Pflege mehrerer Unternehmen (beispielsweise in Konzernen)

Zu welchen Rechtsgrundlagen ist das UIMCvv erhältlich?

Das computergestützte Verfahrensverzeichnis ist grundsätzlich für alle deutschen Datenschutzgesetze (Bundes-, Landes- und Kirchenrecht) erhältlich. Auch bieten wir branchenspezifische Lösungen an, die die Nutzung durch die Mitarbeiter weiter vereinfacht.

Welche Systemvoraussetzungen sind bei der Nutzung des computergestützten Verfahrensverzeichnisses gefordert?

Für die Nutzung des UIMCvv bestehen im Grunde keine Systemanforderungen. Es ist lediglich ein üblicher Browser (z. B. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome) und ein Acrobat Reader erforderlich. Gerne stehen wir Ihnen aber auch für Rückfragen zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet das CVV und welcher Nutzen wird durch die Nutzung erzeugt?

Vorteile Ihr Nutzen
Erhebung aller Verfahrensverzeichnisse mit einem Prozess Kein Schulungsaufwand bei Einführung
Intuitive Bedienung durch selbsterklärenden Aufbau Effizienter Erhebungs- und Pflegeprozess
Erfassung der Inhalte ohne tiefere Datenschutz-Kenntnisse Fehlerminimierung durch Hilfemenüs und Vorschlagslisten
(sofern vorhanden) Berücksichtigung des Datenschutzhandbuchs Jederzeitige Verfügbarkeit durch dezentrale Zugriffsmöglichkeiten
Ideal auch in dezentralen Institutionen Jedermann-Anfrage „mit einem Klick“
Mehrmandantenfähigkeit