Umgang mit E-mails bei der UIMC

Häufig kommen Anfragen an die UIMC, ob und in welchem Umfang Unternehmen verpflichtet sind, E-Mails zu archivieren, konkret, ob ein- und ausgehende E-Mails lückenlos archiviert werden müssen. Die schnelle und ungenaue Antwort: Nein, lückenlos nicht! Die grobe Kategorisierung der UIMC führt zu vier unterschiedlich zu bewertenden Dokument-Kategorien, und zwar E-Mail-Dokumente:

• mit rein unternehmensinterner Bedeutung
• ohne rechtsverbindliche Inhalte, aber unternehmensübergeordneter Bedeutung
• nach dem Handelsgesetzbuch relevant
• mit Bedeutung für die Besteuerung

Grundsätzlich stellt eine elektronisch übersandte E-Mail ein digitales Dokument dar, das ggf. für den Datenzugriff der Steuerbehörden im Originalformat nach neuerer Gesetzeslage maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Speziell E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO)“ rechtssicher zu archivieren. Auch E-Mails, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch darstellen, sind gem. § 257 HGB zu archivieren. Dies sind außer rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, bei denen sich Handels- und Steuerrecht überschneiden, so genannte Handelsbriefe. Hierbei sollte das Unternehmen wissen, dass ein Handelsbrief ein Schriftstück ist, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Diese nur handelsrechtlich relevanten E-Mails unterliegen jedoch nicht allen aufgeführten Vorgaben an die Form der Archivierung. E-Mails der Kategorien 1. und 2. in der obigen Aufzählung müssen nach den gesetzlichen Vorschriften nicht archiviert werden, obwohl es häufig aus unternehmensinternen Gründen sinnvoll ist, sie zumindest eine gewisse Zeit hindurch vorzuhalten und damit temporär retrievalfähig aufzubewahren. Auszusortieren sind hierbei selbstverständlich nichtdienstliche E-Mails der Mitarbeiter bei erlaubter, aber ungeregelter Privatnutzung. Außer den Archivierungsvorschriften sollte aber jedes Unternehmen auch mit den Löschungsvorschriften vertraut sein, da es bestimmte Unterlagen gibt - zum Beispiel solche aus dem Bereich der Datenschutzgesetzgebung - deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgegebene einer gewissen Zeit abläuft und die dann gelöscht werden müssen. Hierzu sollten dann die spezifischen Löschungsvorschriften den Mitarbeitern mitgeteilt werden/bekannt sein.